المالية

Battle plan

تظهر هذه القصة في إصدار يناير 1997 من . اشترك »

لا يستغرق الأمر سوى العمل لعدة أشهر حتى يدرك مدى أهمية معرفة ما يحدث بالضبط في كتبك. لحسن الحظ ، هناك العديد من البرامج المحاسبية التي تساعدك على تتبع الأموال الواردة في والخروج ، ناهيك عن إدارة المخزون ، وتحديد الميزانيات ، وتحليل الربحية ، والتعامل مع كشوف المرتبات وأكثر من ذلك.

قبل بضع سنوات ، كانت لعبة QuickBooks من Intuit هي اللعبة الوحيدة في المدينة لمالكي الشركات الصغيرة الذين لم يرغبوا في الخوض في الكثير من المحاولات الضخمة من أجل حوسبة كتبهم. أما الآن ، فإن منافسي Intuit ، Peachtree و DacEasy ، يتعاملون مع QuickBooks من حيث سهولة الاستخدام. كلا الشركتين لاعبين كبار في مجال برامج المحاسبة ، ولكن حتى وقت قريب ، كانت برامجهم معقدة للغاية بحيث لا يستطيع المبتدئون استيعابها.

تم تصميم جميع البرامج التي تمت مراجعتها هنا للتشغيل تحت نظامي التشغيل Windows 95 و NT ، ولكن يمكنها أيضًا العمل ضمن Windows 3. 1؛ إصدارات ماكنتوش متوفرة كذلك.

Common Ground

تقدم جميع هذه البرامج الثلاثة وظائف مماثلة. أنها تساعدك على الحفاظ على سجلات دقيقة حسابات الذمم المدينة والدائنة. ستتمكن من إنشاء الفواتير ، وسيتم تخزين بيانات العميل ، بما في ذلك معلومات الاتصال وسجل الشراء ، ويمكن الوصول إليها بسهولة. إن التحقق من ميزات الكتابة والطباعة هي معايير قياسية أيضًا في جميع البرامج الثلاثة ، كما هو الحال مع وظيفة الجرد التي تعرض ما هو متوفر وعلى النظام. كل ثلاثة لديهم أيضا قدرات كشوف المرتبات وسوف يحسب ويخصم الضرائب الاتحادية والمحلية والولائية - وهذا يعني أنك قد تكون قادرة على التخلص من صاحب الحساب الخاص بك أو خدمة كشوف المرتبات.

وجود برنامج محاسبي للقيام بكل عملك لهذا العام يجعل وقت الضرائب أكثر بساطة. ستتمكن من إخراج البيانات الخاصة بالمحاسب أو بيانات التصدير إلى أحد برامج إعداد الضرائب الشائعة في السوق (راجع "برنامج الأعمال" في الشهر المقبل لمراجعة برامج الضرائب).

على الرغم من أن وظائف المحاسبة رائعة ، إلا أن ما يجعل هذه المنتجات مثيرة حقًا هي أدوات إدارة الأعمال لإنشاء تقارير مخصصة وبيانات مالية. على سبيل المثال ، ستتمكن من تحليل ما إذا كان منتج معين مربحًا ، ولن يكون هناك مزيد من التخمين بشأن من هو أكبر عميل لديك أو ممثل المبيعات الأكثر إنتاجية.

من السهل القيام به

إعداد DacEasy للمحاسبة والمرتبات 95 بسيط. يمكنك إدخال اسم وعنوان شركتك ، وتظهر قائمة من 100 نوع مختلف من الشركات - من المحاسبة إلى العقارات. اختر أفضل ما ينطبق عليك ، وتقوم DacEasy بإنشاء الحسابات المختلفة المطلوبة لهذا النوع من الشركات ؛ يمكنك أيضا اختيار إنشاء الخاصة بك.

يشمل DacEasy وظيفة ترقية للأشخاص الذين يستخدمون برامج المحاسبة الأخرى. يمكنك استيراد البيانات من برامج DacEasy القديمة ، وكذلك من Peachtree و QuickBooks.(لا يتم دعم أي برامج محاسبة أخرى.) إن واجهة DacEasy قياسية إلى حد ما ، مع القوائم المنسدلة والرموز. من الصعب فك رموز الرموز ، ولكن إذا احتفظت بالماوس فوقها ، تنبثق أوصاف وظائفها.

تم تصميم هذا البرنامج للتفاعل مع برامج Windows 95 الأخرى ، مثل Microsoft Word و Excel و Access ، مما يعني أنه يمكنك بسهولة استيراد وتصدير البيانات مثل جداول البيانات وقوائم العملاء.

إذا كنت في صناعة الخدمات وفاتورة على أساس أسعار كل ساعة أو يومية ، توصي DacEasy بدمج برنامجها مع TimeSlips Accounting Link ، وهو برنامج نظام الوقت والفوترة. يمكنك إدخال البيانات في برنامج TimeSlips وتحديثها تلقائيًا في ملفات DacEasy - أو برامج المحاسبة الأخرى. (Intuit يقدم برنامج QuickBooks Pro الخاص به ، وهو برنامج مصمم للمستخدمين الذين يقررون وقتهم.)

داخل DacEasy هي بعض الوظائف الأساسية لإدارة جهات الاتصال التي تتيح لك تتبع جهات الاتصال التي قمت بها مع أحد العملاء ، اتصل ب رقم الهاتف باستخدام طالب الهاتف المتكامل ، وطباعة التسميات والحروف.

تتيح لك ميزة المرتبات في DacEasy تتبع الأرباح والخصومات والخصوم لكل موظف. يمكنك أيضًا استخدام DacEasy لإعداد خطة خصم 401 (k).

بشكل عام ، يعاني برنامج DacEasy من واجهة مستخدم عالية الكعب محملة بمصطلحات محاسبية صعبة.

Just Peachy

Peachtree Complete Accounting for Windows هو الرأس والكتفين فوق DacEasy عندما يتعلق الأمر بقابلية الاستخدام. يعد إنشاء شركة جديدة عملية سهلة ، رغم أنها تستغرق وقتًا طويلاً.

واجهة Peachtree فريدة من نوعها ولكنها سهلة الفهم. ويضع صف من القوائم المنسدلة القياسية الجزء العلوي من الشاشة ، بينما تبويب علامات تبويب الوظائف المختلفة ، مثل "الذمم المدينة" و "دفتر الأستاذ العام" و "المرتبات" ، تقع أسفل الشاشة. انقر على إحدى علامات التبويب ، وتتكشف شجرة الرموز ، مما يتيح لك اختيار الوظيفة المطلوبة بسهولة. تتبع القائمة المنبثقة دليل ذكي في جميع أنحاء وأنت تعمل ، وإعطاء نصائح حول المنطقة التي أنت فيها.

Peachtree كاملة تقدم جميع وظائف المحاسبة القياسية. كما يتضمن وظيفة قوية لتكاليف العمل تسمح لك بتحليل تكاليف الوظائف وتتبع تقديرات الوظائف الحالية. بالإضافة إلى ذلك ، تقدم Peachtree إمكانيات تتبع للحفاظ على علامات التبويب على الطلبات الخلفية والشحنات الجزئية.

ميزات إدارة الاتصال Peachtree هي أقوى قليلا من DacEasy. يمكن لهذا البرنامج أيضًا تنبيهك عند انخفاض المخزون أو تجاوز الميزانية. يتيح لك قسم الإدارة إدارة المهام ، مثل إنشاء أوصاف الوظائف وتتبع مندوبي المبيعات ومعالجة إدارة جهات الاتصال. يحتوي Peachtree على العديد من التقارير سهلة التعديل التي تسمح لك بتحليل البيانات وتضمين مصمم نماذج بحيث يمكنك إنشاء النماذج الخاصة بك.

ما يميز هذا البرنامج أكثر من غيره ، هو دعمه لعدة مستخدمين. إن Peachtree Complete جاهز بالكامل للشبكة ، مما يعني أنه يمكن عمل عدة أجزاء مختلفة من كتبك بواسطة مستخدمين مختلفين.

على الرغم من أن هذا البرنامج رائع ، إلا أن لدي أحجام كبيرة للاختيار: فهو لا يقوم باستيراد الملفات من برامج المحاسبة الشائعة.وهذا يعني أنك إذا كنت مستخدمًا لـ QuickBooks ، فسوف تواجه صعوبة في التبديل.

Make It Quick

لقد كنا محظوظين للحصول على نسخة مبكرة من QuickBooks 5. 5 الجديدة من Intuit ، والتي تضم عددًا مذهلاً من الترقيات ، بما في ذلك تحسين نظام الملاحة الذي كان بالفعل ممتازًا منافسة.

إن QuickBooks Navigator هو واجهة رسومية مصممة لمساعدة المستخدمين عديمي الخبرة بسهولة في إيجاد طريقهم. يضع Navigator وظائف QuickBooks في أيقونات سهلة المتابعة. على سبيل المثال ، من خلال رمز المبيعات والعميل ، يقودك الرسم التخطيطي إلى إجراء تقدير ، وكتابة فاتورة ، وتلقي دفعة ، وإجراء إيداع. سيقدر مستخدمي QuickBooks المتمرسين أزرار القائمة الجديدة التي تسهل إتمام المهام دون ترك مناطق معينة.

قام Intuit أيضًا بتحسين نماذج QuickBooks من خلال تضمين مصمم تخطيط يتيح لك إنشاء فواتير وتصريحات أكثر مصقولة.

إذا كان لدى شركتك العديد من العملاء غير النشطين أو عناصر المخزون ، فيمكنك وضعها على قائمة غير نشطة لإخفائها ثم إعادة تنشيطها بسهولة إذا لزم الأمر.

إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في سداد الفواتير كل شهر - طباعة الشيكات ، والتوقيع عليها ، وإرسالها بالبريد - سوف تقدر خاصية الدفع عبر الإنترنت لـ QuickBooks 5. 0 ، وهي وظيفة تدعمها جميع البنوك. بالإضافة إلى ذلك ، سيتمكن العديد من المستخدمين من الاستفادة من الخدمات المصرفية عبر الإنترنت ، والتي تمكنك من عرض حساباتك المصرفية الفعلية وحتى تحويل الأموال من داخل QuickBooks.

إذا كنت تستخدم QuickBooks لـ Windows بالفعل ، فسيتم استيراد بياناتك القديمة إلى الإصدار 5. 0 تلقائيًا ؛ إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة آخر ، فلن يكون استيراد البيانات بهذه السهولة. يمكنني العثور على وظائف الاستيراد فقط لـ Quicken و QuickBooks DOS.

إذا كنت قد بدأت للتو في استخدام المحاسبة عبر الكمبيوتر أو كنت مستخدمًا لـ QuickBooks بالفعل ، فإن QuickBooks 5. 0 هي توصيتي. إذا كانت منصة متعددة المستخدمين مهمة بالنسبة لك ، فإن Peachtree هو بالتأكيد منتج قابل للتطبيق. (للأسف ، فإن استيراد البيانات إلى Peachtree ليس بالمهمة السهلة). أما بالنسبة إلى DacEasy ، فقد أصبح أكثر سهولة في الاستخدام ، ولكن لا يزال أمامه طريق طويل.

Hot Disks

New and notable software

  • World's Easiest: Deluxe Corp. is on a something. تم إنشاؤه برنامجًا مصممًا لإخراج المتاعب من مهام النشر المكتبي البسيطة.

أعطيت World's Easiest محاولة لتوليد بطاقات العمل. كانت العملية غير مؤلمة على الإطلاق. تسهل الورقة المضمنة طباعة بضع عشرات من البطاقات بسرعة. أكبر مشكلة: كان من الصعب معرفة كيفية تعديل القالب لتضمين عنوان بريد إلكتروني. لأن العملية سهلة للغاية ، فهي غير مرنة إلى حد ما.

البرنامج ميسور التكلفة - حوالي 20 دولارًا. يمكنك أيضًا نقل ملفاتك عبر المودم إلى Deluxe Corp. للطباعة: 250 بطاقة عمل واحدة فقط 14 دولارًا. 99. قم بزيارة موقع الويب للحصول على مزيد من المعلومات على ( // www. easiest. com) ، أو اتصل بالرقم (800) 730-EASY.

Cassandra Cavanah هو محرر تنفيذي سابق لمجلة PC Labtop وقد أبلغ عن صناعة الكمبيوتر لمدة ثماني سنوات.

Contact Sources

DacEasy Inc. ، 17950 Preston Rd. # 800، Dallas، TX 75252، (800) 322-3279؛

Intuit Corp. ، P. O. Box 7850، Mountain View، CA 94039-7850، (800) 4-INTUIT؛

Peachtree Software ، 1505 Pavilion Pl. ، Norcross، GA 30093، (800) 247-3224.